Afin de mener à bien la transformation numérique du processus de gestion des cartes de crédit corporatives, sept tâches clés doivent être abordées.

1) Règles fiscales : les relevés mensuels de carte de crédit ne sont pas des pièces justificatives valides

Lors de la conception du processus, il est important de tenir compte de la règle fiscale selon laquelle un relevé de carte de crédit (c.-à-d. VISA, Mastercard ou American Express) n’est pas considéré comme une pièce justificative valide aux fins de l’impôt sur le revenu ou des taxes de vente.
Chaque facture individuelle associée aux transactions figurant sur le relevé de carte de crédit constitue le document approprié qui doit être conservé à des fins fiscales.
Par exemple, l’article 65 du mémorandum TPS/TVH 8.4, intitulé « Exigences documentaires pour demander des crédits de taxe sur les intrants », précise :

« L’inscrit doit savoir qu’un relevé mensuel de carte de crédit ne constitue pas une pièce justificative suffisante aux fins des demandes de CTI. Ainsi, que l’inscrit calcule son CTI en utilisant la méthode fondée sur la tae réelle payées ou payable, il doit joindre une autre pièce justificative(p. ex. un reçu de carte de crédit ou une facture) au relevé de carte de crédit pour avoir le driot de demander un CTI. »

2) Taxes de vente : le coût de la non-conformité pour les dépenses par carte de crédit corporative

Du point de vue des taxes de vente, l’impact financier de la non-conformité peut être important.
Par exemple, si votre organisation engage 1 million de dollars de dépenses annuelles par carte de crédit et que les taxes de vente récupérable moyenne sont de 10 %, l’absence des factures justificatives pour ces dépenses pourrait représenter une perte annuelle de 100 000 $, avant pénalités et intérêts.
En supposant une période de vérification fiscale de quatre ans, une cotisation pourrait facilement dépasser 500 000 $.
Dans l’environnement fiscal canadien, il est donc essentiel de mettre en place un système permettant aux employés de joindre facilement la facture appropriée à chaque dépense effectuée par carte de crédit.

3) Relevés mensuels de carte de crédit en format électronique

L’administrateur d’un compte Advataxes peut télécharger un seul fichier électronique contenant toutes les transactions de cartes de crédit corporatives de l’ensemble des employés. Nul besoin de changer de fournisseur de carte de crédit en autant que l’information suivante est disponible :
• la date de la transaction
• le nom du fournisseur
• le montant de la transaction
Cela constitue un excellent point de départ pour le processus de conformité fiscale, mais ce n’est que le début.
Chaque employé recevra automatiquement une notification indiquant que son relevé mensuel de carte de crédit a été téléversé dans son compte.

4) Joindre les reçus à chaque transaction à l’aide d’un téléphone intelligent ou d’un ordinateur

Les employés peuvent utiliser leur téléphone intelligent ou leur ordinateur pour joindre une image numérique du reçu correspondant à chaque transaction figurant sur leur relevé électronique de carte de crédit.
Chaque employé peut accéder à son compte Advataxes au moyen de l’application mobile iOS/Android ou de la plateforme web.
Ces outils permettent aux employés de joindre rapidement et efficacement une copie numérique du reçu à chaque transaction par carte de crédit, assurant ainsi la conservation des pièces justificatives nécessaires.

5) Paramètre par défaut des taxes de vente dans le profil de l’employé

Advataxes enregistre une province par défaut dans le profil de chaque employé, ce qui permet de déterminer automatiquement les règles de taxes applicables.
Par exemple, un employé situé en Ontario verra la TVH de 13 % appliquée à ses dépenses, tandis qu’un employé situé au Québec verra la TPS et la TVQ appliquées à ses dépenses.
Si une dépense est effectuée à l’extérieur de la province habituelle de l’employé, l’employé ou un approbateur peut facilement modifier la règle fiscale applicable pour cette transaction.

6) Configuration fiscale au niveau de l’organisation

Advataxes comprend également des paramètres de configuration des taxes de vente au niveau de l’organisation.
Par exemple, si votre organisation est un organisme sans but lucratif, le système peut être configuré pour refléter les situations où la TPS/TVH et la TVQ ne sont récupérables que partiellement selon les règles de remboursement provinciales. De même, si certaines dépenses, comme les repas et les frais de représentation, permettent seulement une récupération partielle de la TPS/TVH ou de la TVQ, ces paramètres peuvent également être configurés.
Ces réglages sont établis lors de la configuration initiale du compte, ce qui garantit que les calculs de taxes demeurent exacts et conformes aux règles fiscales applicables.

7) Lien avec le grand livre

La dernière étape consiste à assurer le lien avec le grand livre (GL) et à télécharger toutes les transactions de cartes de crédit corporatives dans le logiciel comptable. Pour plus de détails, veuillez consulter notre page Intégration comptable.