Agence du Revenu du Canada – exigences générales relatives aux registres
L’Agence du revenu du Canada a publié le mois dernier une version révisée de ses lignes directrices concernant la tenue des livres et registres (EDM9-1-1) intitulée « Exigences générales relatives aux registres », tels que les factures de vente, les factures d’achat et autres documents comptables, par les contribuables.
Lieu des registres comptables
La règle générale stipule qu’une personne doit tenir ses livres et registres au Canada, en anglais ou en français. Toutefois, une personne peut demander une autorisation écrite à l’ARC pour conserver des registres à l’extérieur du Canada, comme expliqué à la section 10 de ce guide, comme suit :
10. Pour obtenir l’autorisation écrite de tenir des registres à l’extérieur du Canada, la personne obligée de tenir les registres ou son représentant autorisé doit écrire au bureau régional de l’accise de celle-ci et fournir les renseignements suivants :
• une description claire des registres visés par la demande, y compris la forme qu’ils doivent prendre;
• l’adresse complète à laquelle les registres seront tenus si l’autorisation est accordée;
• un engagement signé qui confirme que la personne qui fait la demande est responsable de rendre disponible aux fins d’examen ou de vérification tout registre tenu à l’extérieur du Canada dans les 30 jours suivant une demande de l’ARC;
• des explications détaillées sur les raisons qui peuvent justifier la tenue de registres à l’extérieur du Canada;
• tout autre renseignement pertinent.
Méthode de tenue de registres en format électronique et imagerie
L’ARC supporte la transformation numérique des registres comptables. Voici un extrait de leurs règles :
22. Les personnes qui ont l’obligation de tenir des registres sont responsables de les conserver d’une manière qui assure la fiabilité et l’intelligibilité des renseignements qu’ils contiennent.
23. L’ensemble des registres et documents justificatifs créés sur papier à l’origine doivent être conservés dans ce format ou sauvegardés dans un format électronique acceptable.
24. L’ensemble des registres et documents justificatifs créés en format électronique à l’origine doivent être conservés dans un format électronique intelligible, et ce, même s’il en existe des copies papier.
25. Un registre est considéré comme tenu dans un format électronique lorsque les renseignements sont entrés directement dans un dispositif aux fins de traitement, de manipulation ou de conservation au moyen d’un support électronique ou optique.
Commentaires
Les données des clients d’Advataxes sont stockées dans des centres de données situés au Canada. De plus, les clients peuvent extraire les rapports de dépenses ainsi que tous les reçus qui y sont joints dans un format PDF lisible (voir notre vidéo ici).
