Une décision des taxes de ventes que toutes les organisations remboursant ses dépenses à ses employés doivent faire face est quelle méthode utiliser ? Il y a deux méthodes; la méthode exacte et la méthode des facteurs (voir aussi notre page; Méthode exacte versus méthode des facteurs).
1 – La méthode exacte
La réclamation des rabais de TPS, TVH et de crédits de taxes sur les intrants (CTI) est régie par la Partie IX de la Loi sur la taxe d’accise (LTA). Il y a des dispositions spécifiques qui traitent des remboursements de dépenses des employés, des associés, des membres du conseil d’administration et des bénévoles d’organismes sans but lucratif comme l’article 175 de la LTA. Cet article est à l’effet que toutes taxes payables, tel qu’indiqué sur une facture, par une des personnes mentionnées préalablement lors d’une acquisition est réputée être payable par l’employeur. En supposant que l’employeur respecte toutes les conditions pour réclamer un rabais de TPS de TVH, un CTI, et que l’employeur utilise le bien ou le service dans le cadre de ses activités, alors la taxe payable sur la facture est la taxe à réclamer par l’employeur. C’est ce que les autorités fiscales canadiennes appellent la méthode exacte. II ne s’agit rien d’autre que le cadre de la loi en ce qui a trait aux remboursements aux salariés.
2 – La méthode des facteurs – ses origines
Au moment de l’introduction de la TPS en 1991 ou il n’y avait qu’un seul taux de taxe de taxe de vente de 7% a travers le pays, la TVQ était absente, l’économie était basée sur les documents papiers, il n’y avait pas d’internet, le gouvernement fédéral a alors introduit la méthode des facteurs. Cette méthode s’applique aux remboursements de dépenses mais pas aux allocations, doit tenir compte de la réduction de 50% applicable aux frais de repas et de divertissement et peut seulement être utilisé pour un compte de dépense lorsque 90% des dépenses sont des dépenses taxables autre que détaxées.
A ce moment cette méthode avait un certain attrait malgré les faiblesses évidentes que cette méthode est purement administrative et que en cas de litige les organisations n’ont pas de recours légaux, et de plus le test du 90% est un problème car les organisations doivent en quelques sorte utiliser la méthode exacte pour déterminer s’ils peuvent se qualifier à la méthode des facteurs, et ce pour chaque rapport à la fois!
Toutefois, la tâche administrative de traiter des rapports de dépenses supportés entièrement par des documents papiers et le fait qu’il n’y avait qu’une seule taxe sur la valeur ajoutée pour l’ensemble du pays au taux de 7% rendait cette méthode attrayante pour plusieurs.
3 – La méthode des facteurs 32 ans plus tard
Aujourd’hui trente deux ans plus tard, dans un environnement où il y a la TVH à 15%, la TVH à 13%, la TPS à 5%, la TVQ à 9.975% et plusieurs achats sont effectués auprès de fournisseurs étrangers où la taxe est non perçue, alors la question si les rapports de dépenses se qualifient sous la méthode des facteurs dans le contexte de la règle du 90% est plus problématique que jamais. Les organisations pourraient ne pas avoir droit de réclamer les taxes payées sur les rapports de dépenses sous la règle du 90% des dépenses taxables. Rappelons que comme la méthode des facteurs est administrative cela enlève des voies juridiques à la contestation des cotisations.
4 – La méthode exacte – la technologie à la rescousse
D’un autre côté, les sérieux problèmes de la gestion de la documentation papier d’il y a trente ans ne sont plus aussi important. Aujourd’hui les employés reçoivent de plus en plus que des reçus numériques puisque de plus en plus d’organisations n’émettent plus de reçus papier. Et pour ceux émettant toujours des reçus papiers, tels les restaurant et les stationnements, prendre en photo avec son téléphone intelligent les reçus et les télécharger dans une appli avec un OCR qui déchiffre les champs est une manière efficace de gérer de tels documents. En ce qui concerne la gestion des règles de taxes de vente canadienne, Advataxes incorpore des matrices au niveau des provinces et des dépenses. Il n’y a aucun code de taxes à créer ni à sélectionner.
5 – Problématique des codes de taxes sur les repas avec pourboire
La méthode des codes de taxes sur un frais de repas avec différents % de pourboire où ce dernier n’est pas sujet aux taxes est problématique puisque le code de taxe doit déterminer le montant à réclamer. Quel doit-on utiliser sur une dépense ne représentant qu’une fourniture où le repas est sujet aux taxes et le montant discrétionnaire du pourboire ne l’est pas. Est-ce que le montant exact des taxes recouvrable est comptabilisé ?
6 – Les logiciels et les contrôles
Des contrôles et des règles existent dans Advataxes pour la TPS/TVH et la TVQ remboursable. Par exemple, en 2023 là TPS/TVH et la TVQ ne seront applicable sur du KM que si le taux est d’un maximum de 68 cents dans une province et de 72 cents dans un territoire. Sur les repas, il y a un champ spécifique pour y introduire le pourboire discrétionnaire, car ce dernier n’est pas assujetti aux taxes. Le montant à récupérer est basé sur le montant exact des taxes payées sur les repas.
7 – Conclusion
Le choix de la méthode exacte est aujourd’hui un choix judicieux dans un environnement où il existe une automation substantielle des taxes de ventes canadienne et où l’organisation a des sommes significatives des taxes de vente à réclamer (voir notre page Simulation). Si une dépense se qualifie à un remboursement de taxes, simplement la réclamer. Si une dépense ne se qualifie pas, alors pas de réclamation. C’est l’approche de la gestion des taxes d’Advataxes; une gestion au niveau de chaque dépense dans un contexte de l’usage de la méthode exacte.
