L’usage du chiffrier Excel pour compléter les comptes de dépense est aussi vieux que le jour où ce chiffrier a été mis sur le marché dans le années 80 avec d’autres chiffriers semblables à l’époque (ex. Lotus 1-2-3 & VisiCalc). IL ne suffisait que de quelques formules dans un onglet, un minimum de description, brocher les reçus à l’arrière du rapport et ainsi le rapport de dépense était prêt a être acheminé au superviseur pour son approbation.
Nous devons garder à l’esprit que quelle que soit l’outil qui est utilisé, pour compléter et soumettre les rapports de dépense des employés, soit un chiffrier ou un logiciel, cet outil ce doit d’être pratique. Par exemple, dans sa conception il se doit de prendre en considération la charte de compte de l’organisation, ses politiques internes, et les règles fiscales.
Il se doit d’inclure les factures en support à une réclamation de taxes, et il doit comprendre une zone permettant aux employés d’insérer des commentaires.
Lorsque les organisations prennent de l’expansion, rajoute des politiques internes, et lorsque l’environnement règlementaire est plus complexe qu’avant comme les règles touchant la TPS, la TVH et la TVQ, gérer le chiffrier classique tout en tentant de demeurer efficace, représente un défi de taille. Voici une liste de neuf facteurs à prendre en considération:
1) Les dépenses des employés – pas des fournisseurs type
Bien qu’il soit commun d’avoir un processus d’approbation pour un voyage donnée, il est rare qu’il y ait un processus d’approbation au niveau de tous les fournisseurs de ce voyage. La sélection des fournisseurs par l’employé ne constitue pas le type de fournisseur classique; les employés ayant une certaine latitude. La documentation supportant ces dépenses tels que le parking, les péages, les achats par internet n’est pas toujours optimale. Dans le cas des allocations, par leur nature elle remplace une dépense ou une série de dépense dans le cas des allocations de kilométrage, donc il, n’y a pas de reçus.
2) Allouer les dépenses d’un employé à un projet
On rencontre fréquemment des organisations qui doivent allouer des dépenses encourues par leurs employés à des projets. Une organisation peut devoir contrôler les coûts relatifs à une activité, ou elle se doit de recharger des dépenses que ses employés encours à ses clients.
3) Allouer les dépenses à la charte de compte
Identifier chaque compte pour une dépense donnée n’est pas nécessairement facile compte tenu du « once size fits all » des chiffriers électroniques. Pour biens des organisations, il existe un segment comptable qui se rapporte à une division dont l’employé fait partie. Pour d’autres, il existe des centres de coûts où il faut attribuer les dépenses.
4) Ratio des dépenses de voyages sur les dépenses totales
Pour une compagnie type, les dépenses de voyages représentent 10% de totales des achats. Nous ne sommes donc pas en présence d’achats insignifiants. Donc une bonne gestion de ces dépenses est requise pour faire en sorte que ces dépenses soient bien comptabilisées, que la TPS, TVH et la TVQ soient récupérées, que les politiques organisationnelles soient respectées et que les dépenses ne soient pas remboursées deux fois.
5) Volume des rapports de dépenses des employés
Le fait qu’un système de comptes de dépenses des employés est géré par un chiffrier, peut s’avérer adéquat dans des situations où le volume des rapports de dépenses qui est soumis n’est pas imposant. Mais aussitôt que le volume des comptes de dépenses augmente, le manque d’une base de donnée centralisée, limite l‘obtention d’information de gestion et de contrôle sur ce type de dépense.
6) Les règles en TPS/TVH et en TVQ sont nombreuses et changeantes
Techniquement, il peut y avoir autant de différents taux de taxes de vente, qu’il y a de province au Canada. Il faut donc savoir faire face au changement perpétuel. En 2016, trois provinces ont changées leur taux de TVH. En ce qui a trait aux règles fiscales; elles sont nombreuses et changent périodiquement. Présentement le taux de TVH en Ontario est de 13%, en ce qui touche les grandes entreprises, le taux de récupération temporaire sur les intrants sur la portion provinciale de la TVH sur les dépenses telles que les repas, sera abaissé à 25% le 1er juillet 2017. Si vous prenez en considération tous les différents taux à travers le pays et toutes les différentes règles, alors le chiffrier Excel peut ne pas représenter l’outil le plus efficace. Puisque la TPS, la TVH et la TVQ sont de façon générale, récupérable par les organisations, de ne pas avoir un bon système de rapports de dépenses des employés peut résulter en une perte.
7) Une mauvaise gestion de la TPS/TVH et de la TVQ peut coûter cher
Il est important de gérer adéquatement les règles touchant les taxes récupérables car il s’agit d’actifs que peuvent se matérialiser en autant qu’une série de règles soient respectées. Il est fréquent de rencontrer les inscrits qui ont reçus des cotisations de TPS, TVH et de TVQ, même dans les six chiffres due aux difficultés de gérer des règles complexes compte tenu des limitations des chiffriers.
8) Modifié un chiffrier Excel peut s’avérer un processus ardue
De modifier une valeur sur un compte de dépense des employés qui est loger dans une base de données accessible par l’infonuagique, est aisé. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’un accès internet, et les valeurs qui se trouvent sur la base donnée peuvent être modifié par une personne et ce pour le bénéfice, de l’employé, du superviseur et de la comptabilité. Mais de modifier un chiffrier Excel, qui est renvoyé à l’employé pour modification soit par courriel ou par messagerie interne est fastidieux. L’organisation peut posséder plusieurs versions d’un même rapport de dépenses, ce qui peut résulter en des erreurs. Différentes études ont quantifié le coût que représente un système manuel de rapport de dépense.
9) Vieilles versions du chiffrier Excel en circulation
Tous les changements apportés à un chiffrer Excel, comme par exemple de nouveaux projets, des nouveaux centres de coûts ou de nouvelles règles fiscales peuvent résulter en des erreurs et ce, dans la mesure où des anciennes versions des rapports de dépenses sont toujours en circulation. Il s’agit d’un autre problème relié au fait que le système de rapports de dépenses n’est pas logé dans une base de données centralisée.
CONCLUSION
Avec un volume important de rapports de dépenses, et compte tenu des complexités reliées à la charte comptable, aux règles en taxes de vente canadiennes changeantes, aux politiques internes des organisations, dans ce contexte, les limitations inhérentes aux chiffriers peuvent représenter un coût pour les organisations.
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