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La semaine dernière a eu lieu le 6eme salon de la transformation numérique au Palais des congrès de Montréal.

Nous avons eu le loisir d’échanger avec les principaux acteurs de ce changement visant à améliorer la productivité des organisations. À ce salon étaient présent des consultants et des conseillers en transformation numériques ainsi que des représentants de moyennes et grandes entreprises, d’organismes du secteur municipal, du secteur de la santé, etc..

Nous avons discuté d’Advataxes comme solution numérique sur les rapports de dépenses des employés et des bénévoles conçu pour la réalité fiscale canadienne;

Fonctionnalités en TPS/TVH/TVQ

• Conçu pour gérer la méthode exacte
• Automatise la TPS/TVH/TVQ récupérable sur les repas en excluant les pourboires
• Automatise la TPS/TVH/TVQ récupérable sur les allocations
• Envoie un avertissement lorsque 5000 KM est atteint
• OSBL & IF: sauvegarde à la fois la TPS/TVH/TVQ payable & remboursable
• OSBL: automatise différents taux par province de la TVH remboursable
• Pas de code de taxes; aucun requis que les employés soient fiscalistes

Outils sur les rapports de dépenses en ligne

• Appli IOS/Android
• Calculateur de distance
• OCR
• Image numérique rattachée à chaque dépense
• Téléchargement de transactions de cartes de crédit
• Jusqu’à deux niveaux d’approbation
• Automatise la conversion de 8 devises étrangères
• Code de département, bon de commande, centre de coût & numéro de projet peuvent être rajoutés
• Integration comptable: CSV output configurable
• Transmissions encryptées
• Données dans un data center canadien
• Français ou anglais au niveau de l’employé

Le taux par kilomètre considéré raisonnable en 2023 tel qu’énoncé par l’Agence du Revenu du Canada et Revenu Québec est de 68 cents dans une province et ce, pour les premiers 5,000 kilomètres. Ceci est une augmentation de 11%. Il s’agit d’une augmentation majeure par rapport au taux de 2022 et ce, lorsqu’on compare avec les augmentations d’autres années. Cette règle est applicable autant pour les fins de la TPS/TVH et de la TVQ que pour les fins de l’impôt sur le revenu.

1- Exemple

Prenons l’exemple d’une compagnie ou il est projeté qu’en moyenne leurs employés seront remboursés le taux maximal en 2023 et que ces employés encourront 16,000 KM en relation avec les activités de leur compagnie.

Le montant à rembourser pour chaque employé serait de $10,220 et se détaille comme suit.

	KM projeté en relation avec les activités de l’employeur	Taux de remboursememt	Montant payé
Premier 5,000 KM	5,000 KM	68 cents	$ 3,400
Après 5,000 KM	11,000 KM	62 cents	$ 6,820
Total	16,000 KM		$10,220

Présumons que cette compagnie encours ses dépenses exclusivement dans le cadre de ses activités commerciales et a un employé en Colombie Britannique, un employé en Ontario et un employé en Nouvelle-Écosse. Le montant projeté de crédits de taxes sur les intrants sur les allocations kilométriques en 2023 pour ces trois employés serait de $3K ou environ 10% des allocations kilométriques consenties.

	Employé A en CB	Employé B en ON	Employé C en NE	Total
KM projeté en 2023	16,000	16,000	16,000	48,000
Allocation projetée	$10,220	$10,220	$10,220	$30,660
Fraction de taxes	5/105	13/113	15/115
Crédit de taxes sur les intrants	$486.67	$1,175.75	$1,333.04	$2,995.46

2- Les territoires

Ces taux sont plus élevés dans les trois territoires (Yukon, Territoires du Nord-Ouest et Nunavut). Le taux pour le premier 5,000 KM est établi à un maximum de 72 cents, et le taux excédant 5,000 KM est d’un maximum de 66 cents.

3- Ce qu’il faut faire et ce qu’il ne faut pas faire

Tous les voyages quotidiens doivent être enregistrés en support de leur allocation kilométrique payée. Ainsi l’information à garder serait la date du voyage, l’origine et la destination. Vous ne pouvez rembourser les employés pour leurs dépenses en relation de l’usage de leur véhicule. Par exemple, cette compagnie ne peut rembourser à ces 3 employés pour l’usage de leur véhicules les dépenses de carburant ou de réparation de leur véhicule (il existe toutefois une exception bien spécifique pour les frais d’assurance). Si la compagnie remboursait aussi des dépenses pour l’usage de leurs véhicules, on doit s’attendre à ce que l’ensemble des crédits de taxes sur les intrants soit rejetés au cours d’une vérification fiscale puisque les allocations et les dépenses de véhicules seraient réputées non raisonnable.

Toutefois, si par exemple l’employé en CB doit aller à un meeting à Phoenix en Arizona, prends l’avion, et une fois à Phoenix loue une auto et encours des dépenses de carburant, le remboursement de ces dépenses ne va pas disqualifier les crédits de taxes sur les intrants sur le kilométrage d’affaire encouru en Colombie Britannique puisque les dépenses ne sont pas en relation avec l’usage de son véhicule en Colombie Britannique.

4- Comment faciliter la tâche des employés en ce qui a trait aux règles fiscales sur le kilométrage

Il y a des moyens pour faciliter le fardeau que les employés ont hérités dans la gestion des dispositions sur les allocations kilométriques de la loi de l’impôt sur le revenu de la loi sur les impôts du Québec de la Loi sur la taxe d’accise et de la Loi sur la taxe de vente du Québec.

4.1 Calculateur de distances

Fournir les employés avec un calculateur de distances (voir notre page web; calculateur de distance) qui calcule le nombre de kilomètres entre le point d’origine et la destination. Le calculateur de distance peut être utilisé en insérant le point d’intérêt. Par exemple, un employé peut insérer « Tim Horton St-Hyacinthe » et un choix de Tim Horton à St-Hyacinthe apparaitra. L’employé peut aussi écrire « Hôpital St-Jérôme » et un choix d’hôpitaux à St-Jérôme apparaitra. Ainsi les jours où les employés devaient religieusement avant le départ de chaque voyage écrire le nombre de KM tel qu’il apparait sur leur tableau de bord et faire la même chose à la fin de la journée sont révolus. Il existe désormais des alternatives. Le calculateur de distance est disponible à la fois sur l’appli que sur le site web.

4.2 Zone de commentaires

Un autre élément utile consiste à fournir une boîte de commentaires pour toutes les dépenses d’indemnité kilométrique, afin que chaque employé puisse ajouter, le cas échéant, des commentaires concernant les déplacements professionnels d’une journée.

4.3 Pas de code de taxes

S’assurer que les employés n’ont pas à sélectionner un code de taxes est un autre moyen important de faciliter la production d’un compte de dépenses. Les employés qui sont en général des vendeurs, des techniciens et des professionnels ne sont pas des praticiens en taxes de vente, donc toute exigence qu’ils appliquent des règles fiscales appropriées est une structure de gestion fiscale risquée. Advataxes est plutôt basé sur une approche matricielle pour calculer à la fois la TPS/TVH/TVQ payée et la TPS/TVH/TVQ récupérable (voir notre page Paramètres de la TPS/TVH/TVQ).

4.4 Taux de kilométrage fixe

Pour éviter les erreurs d’écriture en sélectionnant un taux kilométrique erroné, une liste déroulante avec un taux kilométrique fixe pour chaque employé où seul celui qui s’applique à cet employé à un moment donné de l’année, est celui qui est disponible.

5- Contrôle pour ne pas rembourser 68 cent par kilomètre pour ceux qui dépassent le seuil des 5 000 km

Il est essentiel de ne pas dépasser le seuil applicable car ces montants seront réputés non raisonnables. Par exemple, si personne ne contrôle le nombre de kilomètres parcourus par un employé au cours d’une année alors que l’employé est toujours remboursé à 68 cents même si cet employé a dépassé 5 000 km en 2023 dans le cadre d’un emploi, cela pose un problème. Il est à prévoir que lors d’une vérification fiscale, les réclamations de taxes seront refusées.

Afin de respecter la règle du seuil, un avertissement informant que le seuil des 5 000 KM pour un salarié donné a été atteint est envoyé par Advataxes, afin que le taux le plus bas soit changé pour un salarié donné.

6- Contrôle qu’aucune dépense relative à l’utilisation d’un véhicule d’employé n’est remboursée

Comme mentionné précédemment, une entreprise versant des indemnités kilométriques à ses employés ne peut rembourser à ces mêmes employés les dépenses liées à leur véhicule. A cet égard, les outils de « recherche » et de « tri » peuvent être utilisés pour rechercher si jamais des frais de véhicule ont également été remboursés aux employés et si c’est le cas, rectifier des comportements erronés.

7- Conclusion

L’Agence du revenu du Canada et Revenu Québec accordent en 2023 une indemnité de kilométrage beaucoup plus élevée où des intrants peuvent être réclamé.

Bien que cette mesure soit une meilleure opportunité financière, elle comporte un plus grand risque financier en cas de non-conformité. Ainsi, les organisations qui profitent pleinement de ces taux de KM de 2023 doivent s’assurer que les contrôles suivants existent :

1) Les déplacements professionnels soient documentés (i.e. date, origine, destination…)

2) Les dépenses liées à l’utilisation de leur véhicule ne sont pas remboursées

3) Baisser le taux du kilomètre payé à chaque employé d’une province de 68 cents à 62 cents une fois le seuil des 5 000 kilomètres est atteint en 2023 (de 72 cents à 66 cents pour les territoires)